Главная Юридическая практика в Китае О печатях китайских компаний

О печатях китайских компаний

О печатях китайских компаний

I. Общие сведения о печатях

В соответствии с положениями китайского законодательства компания, легально зарегистрированная и получившая разрешение на право деятельности (business license), может обратиться с заявлением об изготовлении печати. Печати изготавливаются специально уполномоченными на то компаниями, в которых в соответствии с отдельными правилами и положениями действует жесткая процедура внутреннего контроля и режима деятельности. Заявление на изготовление печати должно быть подано в местное Управление общественной безопасности (уездного уровня или выше), где будет изготовляться печать, с указанием наименования печати. После изготовления печать должна быть зарегистрирована в Управлении общественной безопасности, иначе она не может быть официально использована.

Следующие печати считаются наиболее используемыми:

- печать компании;

- печать для контрактов;

- печать для финансовых документов;

- печать с именем юридического представителя компании;

- печать для инвойсов (фапяо).

II. Использование печатей

2.1. Печать компании (Company Chop) или официальная/основная печать компании (general corporate seal - Gong Zhang, 公章)

По общему правилу, печать компании может использоваться для оформления любых документов, когда предприятие выражает свое согласие на подпись документа с работником, государственным органом, или иной стороной, как-то поставщиком, заказчиком и т.п.

В соответствии с положениями Госсовета КНР[1] зарегистрированные в Китае предприятия, компании, общественные организации и государственные учреждения должны иметь печать компании размером не более 4.5 см в диаметре с изображением в центре пятиконечной звезды и написанием с внешней стороны звезды по кругу слева направо наименования компании.

 

Только печать компании содержит полное наименование предприятия. Она по существу выполняет функцию «подписи» предприятия. В определенной степени можно говорить о том, что печать компании «представляет» компанию во внешних отношениях с другими организациями. Печать компании может использоваться для выполнения любых функций, за исключением функций, определенных в отношении  печати для финансовых документов и печати с именем юридического представителя компании. Любые документы с использованием печати компании обычно подразумевают, что компания имеет полномочия на подписание, признает и принимает условия документа, и таким образом документ считается легитимным. Соответственно предполагается, что компания берет на себя выполнение всех обязательств и имеет все права, вытекающие из документа, до тех пор, пока он не прекратит свое действие в силу определенных обстоятельств.

2.2. Печать для контрактов (contract chop - 合同章)

Печать для контрактов не относится к числу обязательных печатей, в особенности для тех компаний, чья повседневная деятельность не является сложной и не подразумевает частого заключения сделок. В небольших компаниях для целей заключения контракта используется печать компании. Печать для контрактов предназначена исключительно для заключения контрактных документов (коммерческих контрактов на куплю/продажу товаров). В соответствии со специальными положениями статей контракта печать может ставиться независимо/отдельно на документ, либо вместе с подписью уполномоченного лица.

2.3. Печать для финансовых документов (finance chop - 财务章)

Печать для финансовых документов является обязательной для открытия банковских счетов и выдачи чеков. Большинство компаний также используют эту печать для оформления инвойсов (фапяо).

2.4. Печать с именем юридического представителя компании (legal representative name chop - 法人代表章)

Указанная печать является персональной печатью юридического представителя компании и не относится к числу обязательных печатей. Юридический представитель может самостоятельно подписывать документы или доверить это другому лицу. Большинство юридических представителей компаний изготавливают такие печати для того, чтобы иметь возможность одобрить платеж или подписать контракт без личного присутствия (на практике такое использование печати может повлечь злоупотребления).

 

 

 

  1. Печать для инвойсов/фапяо (Invoice/fapiao Chop)[2]

Используется для оформления инвойсов/фапяо, которые в Китае без такой печати являются недействительными и не принимаются к оплате. Печать для инвойсов может быть заменена печатью для финансовых документов.

III. Осуществление контроля над использованием печатей в компаниях

3.1. Печать компании и печать для контрактов

Обычно эти печати хранятся в главном офисе, где назначается ответственное лицо за их хранение (как правило, из числа руководящих должностей). На практике многие компании доверяют хранение печати административному управляющему, в ряде случаев печать компании может храниться в специализированных компаниях (например, юридических фирмах), либо у иных доверенных лиц. Без разрешения руководства компании (генерального директора, исполнительного директора или президента) ни одно другое лицо или подразделение не вправе хранить или использовать печать компании.

3.2. Печать для финансовых документов

Эта печать обычно хранится в финансовом отделе или бухгалтерии компании и предполагается, что финансовый менеджер или бухгалтер являются идеальными кандидатурами для хранения печати.

3.3. Печать с именем юридического представителя компании

В идеале лучше всего для юридического представителя хранить эту печать у себя. Кроме всего прочего, такая именная печать представляет личные права и обязательства юридического представителя. Вместе с тем, на практике для удобства многие юридические представители доверяют печати на хранение своим помощникам или управляющим делами компании.

3.4. Печать для инвойсов (фапяо)

Печать для инвойсов/фапяо может снизить риск неправильного использования печати для финансовых документов. В связи с тем, что при наличии лишь печати для финансовых документов в финансовом отделе компании каждый сотрудник может в силу своих служебных обязанностей использовать эту печать, риск ее неправильного использования может быть достаточно высоким. Поэтому представляется, что эти две печати целесообразно хранить раздельно и в документах, регламентирующих финансовую деятельность компании, следует четко прописать порядок использования каждой их них.

IV. Кто в компании может пользоваться печатью компании

Следующие лица/ структурные подразделения компании могут использовать каждую печать в следующих целях.

Печать компании (пункты 1-5):

1) отдел по работе с персоналом - для заключения контрактов о найме сотрудников, соглашений о предоставлении услуг с агентом отдела по работе с персоналом, документов по социальным вопросам и другим вопросам компетенции отдела;

2) отдел по продажам - для заключения контрактов о продаже;

3) отдел по закупкам - для заключения соглашений/поручений на закупку;

4) административный отдел для заключения соглашений по вопросам аренды офисного помещения, покупку офисного оборудования и т.п.;

5) договорно-правовой отдел - для решения правовых вопросов.

Печать для контрактов может использоваться в целях, перечисленных выше в пунктах 2 - 4;

Печать с именем юридического представителя компании

На практике данная печать чаще всего используется административным или финансовым отделом для заключения документов, имеющих большое значение. При этом кроме печати, может также требоваться подпись юридического представителя.

Печать для инвойсов/фапяо

Обычно только финансовый отдел использует эту печать для оформления инвойсов/фапяо во взаимоотношениях с заказчиками.

Кроме вышеперечисленных подразделений/лиц, любое лицо, представляющее компанию, может использовать печать компании для подтверждения своих полномочий от имени компании третьему лицу.

V. Неправомерное использование печати

При ненадлежащем внутреннем контроле в компании потенциальный риск неправомерного использования печати может возникнуть в связи со следующими обстоятельствами:

1) кражей или утерей;

2) использованием без полномочий;

3) использованием без соответствующего разрешения;

4) использование не по целевому назначению.

Неправомерное использование печати возможно также в результате:

  1. неправомочного или незаконного «поведения» компании;

  2. потенциальных коммерческих споров или споров по трудовым вопросам;

  3. финансовых потерь.